Si vendes con HubSpot, en algún momento has dado por hecho una de estas dos cosas: que los correos de tu equipo quedan registrados solos, o que no se registra casi nada sin instalar extensiones. La primera es casi cierta. La segunda es falsa, y nosotros la dimos por buena durante un tiempo.
Esto es lo que dice la documentación de HubSpot, lo que medimos nosotros, y por qué las dos cosas no se contradicen.
Lo que viene puesto de fábrica
En su artículo sobre reglas de registro de correo, actualizado el 3 de agosto de 2026, HubSpot dice que «Log all emails (from known contacts)» es la opción de registro por defecto en todas las cuentas.
Esa opción registra los correos «enviados desde fuera del CRM (por ejemplo, un cliente de correo o una aplicación móvil) a contactos que ya existen». No sólo lo entrante. No sólo desde el escritorio. También lo que un comercial manda desde el móvil.
Lo que no registra, y lo dice igual de claro, es el correo enviado fuera de HubSpot a destinatarios que no son contactos.
La condición, que es la parte que se salta todo el mundo
Ese comportamiento está atado a una cosa: que el comercial tenga su correo de trabajo individual conectado a HubSpot.
No es la conexión que se hace al crear la cuenta ni la del correo del equipo. Es una por persona, en Ajustes → General → Correo → Correo conectado. Si un comercial no la ha hecho, su correo no entra por esta vía.
Y ahí está el matiz que importa para un jefe de ventas: no es una casilla de la empresa, es una casilla de cada persona. Basta con que dos de siete no la tengan para que tu registro tenga dos agujeros con forma de persona, y desde la pantalla no se ve cuáles.
Qué medimos nosotros, y por qué salió lo que salió
En septiembre de 2026 hicimos la prueba en un portal gratuito recién creado, entrando con una cuenta de Google.
Pasaron dos cosas. La primera: HubSpot importó dieciséis contactos del buzón por su cuenta y creó las empresas asociadas. De esos dieciséis, seis eran personas reales; el resto eran boletines y remitentes automáticos, incluido uno del propio HubSpot.
La segunda: mandamos un correo real desde otro dominio al buzón conectado, con el contacto ya creado y esa dirección exacta. La ficha seguía diciendo que no había ningún correo, y ofrecía un botón para registrarlo a mano.
Durante un tiempo escribimos aquí que eso demostraba que «de fábrica la fuga es del cien por cien». Era una conclusión equivocada y conviene decirlo con las mismas letras que se dijo lo otro. Lo que ese portal tenía no era la configuración de fábrica de una empresa que vende: era una cuenta dada de alta con Google y sin ningún correo de trabajo individual conectado, que es justo la condición de la que depende todo lo de arriba.
La medición fue real. La conclusión que sacamos de ella, no.
Entonces, ¿qué queda en pie?
Una cosa, y no depende de ninguna configuración: un CRM no puede registrar actividad contra fichas que no existen.
La empresa con la que tu equipo lleva tres meses cruzando correo y que nadie dio de alta no aparece en ningún informe, ni en ningún filtro, ni en ninguna alerta. No porque esté mal configurado: porque no hay a qué atribuirlo. No es un fallo de HubSpot, es lo que significa ser un CRM.
Eso es lo que no se arregla activando nada.
Por qué importa para tus números
«Última actividad hace 40 días» significa «hace 40 días que nadie registró nada de este contacto». Con el correo bien conectado esa frase se acerca mucho a «hace 40 días que nadie habla con ellos», que es lo que uno quiere que signifique.
Pero sigue habiendo un caso que ninguna configuración toca, y es el que revienta una previsión: el negocio en el que hay actividad reciente, la ficha está al día, y todo lo que se mueve lo mueve tu equipo. El cliente lleva seis semanas sin contestar y la ficha tiene buen aspecto porque vosotros seguís escribiendo. Para verlo hay que separar lo que entra de lo que sale, y un CRM sólo guarda lo que le escribieron.
Cómo comprobar tu caso, en cinco minutos
No hace falta creerse nada de lo anterior.
- Ve a Ajustes → General → Correo → Correo conectado, y mira cuántos de tus comerciales lo tienen puesto. Ese número es el techo de lo que tu CRM puede registrar.
- Coge un contacto que exista y con el que alguien haya cruzado correo esta semana. Abre su ficha y cuenta los correos que aparecen frente a los que hay en la bandeja.
- Y la que no sale de ningún filtro: piensa en las tres últimas empresas con las que habéis tenido una conversación seria. Búscalas en el CRM. Si alguna no está, esa es la parte de la que hablamos.
Los dos primeros puntos los arreglas tú esta semana y son gratis. El tercero no se arregla configurando.
Qué se puede hacer con el tercero
Hace falta leer el buzón por fuera del CRM y cruzarlo con lo que el CRM sabe. Es lo que hace CERUNA: lee las cabeceras del correo del equipo, nunca el cuerpo, las compara con lo que hay anotado, y nombra la diferencia. Incluidas las empresas que no tienen ficha, que por construcción ningún CRM puede listar.
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Una nota sobre este artículo
Este texto decía lo contrario hasta el 14 de septiembre de 2026: que el correo saliente necesitaba una extensión por persona y por navegador, y que lo enviado desde el móvil no se registraba nunca. Lo corregimos al leer la documentación de HubSpot con cuidado.
Lo dejamos escrito en vez de reescribirlo en silencio, por la misma razón por la que el producto nombra secuencias y no causas: si vamos a pedirte que te creas lo que medimos, tienes que poder ver qué hacemos cuando nos equivocamos.