Si vendes con HubSpot, en algún momento has dado por hecho que los correos de tu equipo quedan registrados solos. Es una suposición razonable y es cara, porque de ella cuelgan la previsión, las reuniones de pipeline y la frase «este cliente lleva un mes sin actividad».
Lo comprobamos en un portal real. Este es el resultado y cómo repetirlo.
Qué hicimos
Un portal gratuito de HubSpot recién creado, entrando con una cuenta de Google. Sin extensión de Sales instalada, que es como está la mayoría de los portales que no lo han configurado a propósito.
Al crear la cuenta, HubSpot importó dieciséis contactos del buzón por su cuenta y creó las empresas asociadas. De esos dieciséis, seis eran personas reales; el resto eran boletines y remitentes automáticos, incluido uno del propio HubSpot.
Después mandamos un correo real desde otro dominio al buzón conectado. El contacto ya existía en el CRM, con esa dirección exacta.
Qué pasó
La ficha del contacto seguía diciendo que no había ningún correo, y ofrecía un botón para registrarlo a mano.
De fábrica, sin extensión, la fuga fue del cien por cien. No del treinta, no de la mitad: de todo.
Qué registra y qué no
Puesto en orden, y esto no es una crítica a HubSpot: es cómo está diseñado, y su documentación lo dice.
- Correo entrante de un contacto que ya existe. Se registra, si tienes la conexión de bandeja activada. Es el caso que suele hacer creer que todo lo demás también funciona.
- Correo saliente. Necesita que cada comercial instale la extensión en su navegador o el complemento en Outlook, y que la deje activada. Va por persona y por dispositivo.
- Correo enviado desde el móvil. No se registra. La extensión vive en el navegador de escritorio, y ningún método documentado cubre el correo que alguien manda desde el teléfono, que es donde se manda medio seguimiento.
- Cualquier cosa con alguien que no está como contacto. No se registra nada, y no puede: el CRM no tiene a quién atribuirlo.
Ese último punto es el más importante y el que menos se ve. Un CRM registra el correo de los contactos que existen, así que por construcción no puede enseñarte los que no existen. No es un fallo: es que no tiene con qué compararse.
Por qué importa más de lo que parece
Porque los números que usas para decidir salen de ahí.
«Última actividad hace 40 días» significa «hace 40 días que nadie apuntó nada», no «hace 40 días que nadie habla con ellos». Son dos frases muy distintas y solo una aparece en la pantalla.
Y falla en las dos direcciones. Te avisa de un negocio parado que en realidad está vivo, porque el comercial lleva escribiendo desde el móvil todos los días. Y no te avisa de uno muerto, porque alguien dejó una nota hace dos días aunque el cliente no conteste desde hace seis semanas. El segundo es el que te revienta la previsión.
Cómo comprobarlo tú, en cinco minutos
No hace falta creerse nada de lo anterior.
- Coge un contacto que exista en tu CRM y con el que hayas cruzado correo esta semana.
- Abre su ficha y mira la pestaña de actividad.
- Cuenta cuántos correos aparecen ahí y cuántos hay en tu bandeja con esa persona.
Si los dos números coinciden, tu configuración es de las buenas y este artículo no es para ti. Si no coinciden, esa diferencia es la que no está en tu previsión.
Qué se puede hacer
Lo primero, y es gratis: si tu equipo trabaja en escritorio, desplegar la extensión de Sales resuelve el correo saliente. Vale la pena hacerlo aunque no hagas nada más.
Lo que no resuelve es el móvil ni, sobre todo, la gente que no está en el CRM. Para eso hace falta leer el buzón por fuera y cruzarlo, que es lo que hace CERUNA: lee las cabeceras del correo del equipo, las compara con lo que el CRM tiene anotado, y nombra la diferencia.
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Un aviso sobre este dato
El cien por cien sale de un portal recién creado, sin extensión y en plan gratuito. Es el extremo malo a propósito: mide el punto de partida de quien no ha configurado nada.
Un portal con la extensión desplegada y el equipo trabajando en escritorio va a dar un número mucho mejor. Lo que no va a arreglar, con ninguna configuración, es lo de los contactos que no existen.