Cómo montar un aviso de negocios parados en HubSpot

Esto lo puede hacer HubSpot solo y merece la pena montarlo antes de plantearse comprar nada. Son quince minutos.

Antes de empezar, una comprobación que evita perder el rato: los flujos de trabajo necesitan plan Professional o superior. En Free y en Starter no existen. Si estás en uno de esos, salta al final, que hay una alternativa que sí funciona.

El error que hay que evitar antes de empezar

Casi todos los tutoriales de esto usan el campo Última fecha de actividad. Y ahí está el problema.

Última fecha de actividad significa cuándo se registró algo por última vez en esta ficha. No significa cuándo se movió el negocio. Son dos cosas distintas:

• Un comercial deja una nota el martes. La ficha parece viva. El cliente lleva seis semanas sin contestar.
• Otro comercial habla con su cliente cada dos días desde el móvil, no registra nada, y la ficha parece muerta.

Si montas el aviso sobre ese campo, avisará del segundo caso y no del primero. Y el primero es el que te revienta la previsión.

Usa Fecha de entrada en <fase>. HubSpot lo escribe solo cada vez que un negocio cambia de etapa, sin depender de que nadie apunte nada. Mide lo que quieres medir: cuánto lleva el negocio donde está.

Montar el flujo

1. Automatización → Flujos de trabajo → Crear flujo de trabajo → Desde cero → Basado en negocios.

2. Define la inscripción. Pulsa en el disparador y añade dos condiciones con Y:

• Fase del negocio es cualquiera de → marca las fases abiertas donde quieras vigilar. Normalmente de la segunda en adelante: la primera suele ser el buzón de entrada y se llena sola.
• Fecha de entrada en <la fase que estés vigilando> hace más de 21 días.

Ese 21 no es un número mágico. Ponlo en función de vuestro ciclo real: si vendéis en seis semanas, algo que lleva tres en la misma casilla ya es raro. Si vendéis en seis meses, tres semanas no es nada.

3. Enciende la reinscripción. Es un ajuste aparte, en la pestaña de inscripción, y viene apagado. Sin él, un negocio entra una vez en su vida y nunca vuelve a avisar aunque se quede parado otros tres meses.

4. Añade la acción. Aquí hay tres opciones y cambian bastante el resultado:

• Crear tarea, asignada al Propietario del negocio. La mejor si quieres que alguien haga algo. Aparece en la lista de tareas de esa persona y no en un correo que se archiva.
• Enviar notificación interna por correo, a quien lleve el pipeline. Útil para el jefe de ventas, pésima para el comercial: un correo semanal con quince avisos se ignora al tercero.
• Notificación de Slack, si lo tenéis conectado. Es la que más se lee y la que más se quema si el umbral está mal puesto.

5. Antes de activarlo, mira a cuántos afecta. HubSpot te enseña cuántos negocios se inscribirían ahora mismo. Si salen ochenta, el umbral está mal: nadie va a atender ochenta avisos y el flujo se convierte en ruido la primera semana. Sube los días hasta que la lista quepa en una reunión.

Qué has conseguido con esto

Un aviso que dispara cuando un negocio lleva demasiado quieto en su fase, medido con el reloj del propio CRM y no con el recuerdo de nadie.

Es más de lo que tienen la mayoría de los equipos, y está bien.

Y dónde se queda corto

El flujo vigila la fase. La fase la escribe tu equipo.

Un negocio puede llevar tres semanas en «Negociación» porque de verdad está en negociación y la cosa va lenta. O puede llevarlas porque el cliente dijo que no hace un mes por correo, nadie lo apuntó, y la ficha se quedó congelada en la última verdad conocida.

Al flujo los dos le parecen iguales, porque los dos son «21 días en la misma fase». Para distinguirlos hace falta mirar si ha habido conversación de verdad, y ahí es donde el CRM tiene un límite que no es de configuración.

Medimos un portal de HubSpot recién creado: de fábrica, sin la extensión de Sales instalada, no se registró ni un correo. Y de alguien que no está dado de alta como contacto no se registra nada nunca, por construcción.

Así que el aviso está midiendo el movimiento de la ficha, que es lo mejor que puede medir el CRM, y no el movimiento del cliente.

Si estás en Free o en Starter

Sin flujos de trabajo, pero no sin nada:

1. Monta la vista guardada. Negocios → filtro por Fecha de entrada en <fase> hace más de X días, y guárdala con nombre. Es la misma lista, sin el aviso.
2. Prográmate el informe. Los informes se pueden enviar por correo con periodicidad. Un lunes a las ocho con esa lista hace el 80% del trabajo del flujo.
3. Y ponle un dueño. La diferencia entre una vista que sirve y una que no es que alguien tenga la reunión del lunes abierta por ahí.

Cuando la lista sea demasiado larga para una reunión, ya sabrás si te merece la pena el plan superior. Y si te sirve de referencia: qué mide cada indicador de higiene de pipeline y cómo comprobar si tu previsión aguanta.