La mayoría de las conversaciones sobre CRM acaban en comprar algo. Esta no.
Estas cinco cosas ya están en tu HubSpot. No hacen falta integraciones, ni plan superior, ni nosotros. Lo único que falta es que alguien mire, y cada una se monta en unos minutos como vista guardada.
Van con el filtro exacto para que no tengas que fiarte de este artículo.
1. Negocios con la fecha de cierre ya pasada
El más barato y el que más duele. Un negocio con fecha del mes pasado que sigue abierto no es un negocio que se retrasó: es uno del que nadie se ha ocupado, porque quien lo lleva ni ha entrado a mover la fecha.
El filtro. Negocios → Filtros avanzados → Fecha de cierre es anterior a hoy, y Fase del negocio no es ninguna de las cerradas.
Qué hacer con la lista. Nada masivo. Es la lista de la reunión del lunes: uno por uno, o se mueve la fecha o se cierra como perdido. Lo que no puede es seguir ahí.
2. Negocios sin ningún siguiente paso
Un negocio sin tarea ni reunión con fecha futura no está avanzando. Está esperando a que alguien se acuerde de él, y normalmente nadie se acuerda.
El filtro. Negocios → Fecha de la próxima actividad es desconocido, y Fase del negocio no es ninguna de las cerradas.
Qué hacer. Es el indicador que mejor predice qué va a estar exactamente igual dentro de un mes. Ordena por importe y empieza por arriba.
3. Negocios que llevan demasiado en la misma fase
Aquí hay una trampa que casi todo el mundo pisa, y merece la pena entenderla porque cambia el número.
Lo que enseña el CRM por defecto es «última actividad hace X días», que significa hace X días que alguien apuntó algo. No significa que el negocio no se haya movido.
Lo que quieres es otra cosa: cuántos días lleva el negocio en la fase en la que está. Y HubSpot lo guarda por su cuenta, sin depender de que nadie escriba una nota.
El filtro. En el informe de negocios, el campo Fecha de entrada en <nombre de la fase>, uno por fase. Filtra por es anterior a la fecha que corresponda a vuestro ciclo real.
Qué hacer. Compáralo con vuestro ciclo de venta. Si vendéis en seis semanas y hay negocios que llevan diez en «Negociación», esos no están en negociación.
4. Presupuestos a punto de caducar
Un presupuesto tiene fecha de caducidad y casi nadie la vigila. El día que vence, la conversación se reabre desde cero y normalmente con peor precio.
El filtro. Presupuestos → Fecha de caducidad en los próximos 14 días, y Estado no es aceptado ni rechazado.
Qué hacer. Es la lista con mejor relación entre esfuerzo y dinero de las cinco. Una llamada antes de que caduque vale más que cualquier informe.
5. Leads dados de alta y sin abrir nada
Alguien creó la ficha, la marcó como lead, y ahí se quedó. Sin oportunidad, sin tarea, a veces con conversación por correo detrás.
El filtro. Empresas → Etapa del ciclo de vida es Lead, y Número de negocios asociados es 0.
Qué hacer. Cuidado con esta lista, porque sale más ruidosa que las otras: ahí caen proveedores, importaciones antiguas y fichas creadas por error. La forma de separarlas es mirar si de verdad hay conversación con ellas, y eso el CRM sólo lo sabe si el correo está registrado, que es justo lo del apartado siguiente.
Y las dos que no te va a contar nunca
Las cinco de arriba son filtros. Se montan hoy, gratis, y merece la pena hacerlo antes de plantearse comprar nada.
Estas dos no son filtros, y no hay configuración de HubSpot que las produzca.
Un cliente que ha dado señales y el CRM no se ha enterado
El cliente escribió el martes. La ficha sigue diciendo «sin actividad desde hace tres semanas» y el negocio sigue en la fase de siempre.
Para verlo hay que comparar lo que hay en la ficha con lo que hay en el buzón. Y ahí está el problema: medimos un portal de HubSpot recién creado y de fábrica no se registró ni un correo. El entrante de contactos que existen sí, si tienes la conexión activada. El saliente necesita una extensión instalada en el navegador de cada comercial. Desde el móvil no se registra nada.
Una empresa con la que habláis todas las semanas y que no está en el CRM
Correo en los dos sentidos, durante semanas, con alguien que no está dado de alta como contacto.
Este no es que sea difícil: es imposible por construcción. Un CRM registra la actividad de los contactos que existen en él, así que no puede enseñarte los que no existen. No tiene con qué compararse.
Lo que dice esto de tu CRM
Nada malo. HubSpot está diseñado para trabajar dentro de él, y para eso funciona bien. Las cinco listas de arriba salen de sus propios campos y son útiles de verdad.
Lo que no puede hacer, ninguna herramienta que viva sólo dentro del CRM, es contarte lo que nunca le escribieron. Para eso hay que leer el buzón por fuera y cruzarlo.
Eso es lo que hace CERUNA: lee las cabeceras del correo y el calendario del equipo, las compara con lo que el CRM tiene anotado, y nombra la diferencia. Empieza por una Revenue Blind Spot Audit: 750 €, informe en 72 horas, y te lo devolvemos si no encuentra tres cosas que no sabías.
Y si prefieres empezar por lo gratis, monta las cinco vistas de arriba y mira qué significa cada número. Es la mitad del camino y no cuesta nada. Si algún término de aquí te suena raro, está definido con un ejemplo en el glosario.