Todos los meses pasa lo mismo. Sale un número, alguien pregunta si es realista, y la conversación se va a discutir deal por deal cuál va bien y cuál no.
Esa conversación no contesta la pregunta. La previsión no se equivoca porque el criterio sea optimista: se equivoca porque está calculada sobre fichas que nadie ha tocado en semanas.
Antes de discutir el número, se puede medir si los datos que lo producen están vivos. Son tres cuentas y ninguna necesita comprar nada.
Uno: cuántos negocios abiertos tienen la fecha de cierre pasada
Es la más barata y la que más duele.
Un negocio con fecha de cierre el 15 de agosto que sigue abierto en septiembre no es un negocio que se retrasó. Es un negocio del que nadie se ha ocupado, porque quien lo lleva ni siquiera ha entrado a mover la fecha.
Cómo se mira en HubSpot. Negocios → Filtros avanzados → Close date es menor que hoy, y Deal stage no es ninguna de las cerradas.
Qué significa el resultado. Divide ese número entre el total de negocios abiertos. Si sale por encima del 20%, tu previsión de este trimestre lleva dentro una quinta parte de fechas que ya nadie defiende. No es que vayan a caerse todas: es que nadie sabe cuáles.
Dos: cuántos se han movido de fase en los últimos 30 días
La primera cuenta mira la fecha. Esta mira el movimiento.
Un pipeline sano se mueve. Los negocios entran, avanzan, se cierran o se pierden. Un pipeline donde el 70% lleva más de un mes en la misma casilla no es un pipeline, es una lista de deseos con importes.
Cómo se mira en HubSpot. El propio HubSpot guarda cuándo entró cada negocio en su fase actual. En el informe de negocios, el campo es Date entered <nombre de la fase>, uno por fase. También sirve el informe «Deal stage funnel» del periodo.
Qué significa. Compáralo con vuestro ciclo de venta real. Si vendéis en seis semanas y la mitad del pipeline lleva ocho sin moverse, esa mitad no está en negociación: está en el limbo y nadie lo ha dicho.
Tres: cuántos correos hay en la ficha y cuántos hay en tu bandeja
Las dos cuentas de arriba las puedes hacer solo con el CRM. Esta necesita salir de él, y es la que decide.
Coge tres clientes con los que hayas hablado esta semana. Abre su ficha y cuenta los correos registrados. Abre tu bandeja y cuenta los que hay con esa persona.
Qué significa la diferencia. Todo lo que está en tu bandeja y no en la ficha es actividad que ocurrió y que tus números no vieron. Y no falla en una sola dirección:
- Te avisa de un negocio parado que en realidad está vivo, porque el comercial lleva escribiendo desde el móvil todos los días y nada de eso se registra.
- Y no te avisa de uno muerto, porque alguien dejó una nota hace dos días aunque el cliente no conteste desde hace seis semanas.
El segundo es el que te revienta la previsión, porque llega al viernes con aspecto de estar sano.
Si crees que esto no te pasa porque tu CRM captura el correo, merece la pena comprobarlo: lo medimos en un portal de HubSpot recién creado y de fábrica no se registró ni uno.
Lo que estas tres cuentas no te dicen
Ninguna te dice si vas a cerrar el trimestre. No es lo que miden.
Lo que miden es si el suelo sobre el que está construida la previsión existe. Un forecast calculado sobre datos frescos puede fallar por mil motivos legítimos: el mercado, la competencia, un cliente que cambia de prioridades. Un forecast calculado sobre fichas de hace dos meses falla por un motivo que sí está en tu mano.
Primero se arregla el suelo. Después se discute el número.
Y por qué insistirle al equipo no lo arregla
La reacción normal a estas tres cuentas es pedir que se actualice el CRM. Se actualiza tres semanas y vuelve a estar como estaba.
No es vagancia: es que apuntar no le devuelve nada a quien apunta. Quince minutos al día para producir algo que ese comercial ya sabe y que sirve, sobre todo, para que otra persona haga un informe.
Las dos primeras cuentas se pueden automatizar dentro del propio CRM y merece la pena hacerlo. La tercera no, porque el CRM sólo puede contar lo que le han escrito.
Si quieres las tres medidas de tu empresa en vez de hacerlas a mano, eso es la Revenue Blind Spot Audit de CERUNA: 750 €, informe en 72 horas, y te lo devolvemos si no encuentra tres cosas que no sabías.
Una advertencia sobre el resultado
Puede salir bien. Si tus tres números están sanos, no tienes este problema y saberlo también vale algo: significa que cuando la previsión falle, habrá fallado por una razón de negocio y no por una de higiene.
Lo que no vale es suponerlo. Las tres cuentas son de una tarde.
Y si alguna de las palabras de este artículo te suena a jerga, están todas definidas con un ejemplo en el glosario.